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Assistant(e) commercial
L’assistant commercial assure au quotidien les relations avec les clients, généralement à distance. Il apporte un appui opérationnel, commercial et administratif, principalement aux commerciaux - technico-commerciaux et aux services internes. Il gère toutes les opérations qui précèdent, accompagnent et suivent les ventes.
Activités principales
Secrétariat commercial
Assurer tous les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) : filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers.
Assurer l’ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires.
Gérer les échéanciers et les agendas du manager et des commerciaux.
Organiser des réunions internes, préparer l’ordre du jour, rédiger les comptes rendus.
Soutien administratif aux commerciaux
Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients : saisir les dossiers (propositions commerciales, devis, commande/contrat, incidents).
Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients : saisir toutes les informations clients nécessaires à la livraison et à la facturation.
Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux.
Support commercial à la vente
Gérer les ventes depuis les commandes jusqu’aux livraisons en s’assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes.
Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique.
Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis.
Préparer les dossiers commerciaux avant les contacts et rendez-vous des commerciaux.
Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement.
Gestion des données clients (CRM)
Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.
Préparer les tableaux de bord (prévisions des ventes, ventes réalisées, non conclues, etc.), suivre l’évolution des objectifs.
Élaborer et analyser des statistiques de vente.
Effectuer une veille commerciale et concurrentielle (portails clients, plateformes des marchés publics et privés).
Activités éventuelles
Assurer les contacts en front office : accueil physique, déplacements ponctuels.
Assurer un support commercial particulièrement soutenu : prospecter sur le terrain, proposer les produits et des services additionnels, rédiger des fiches produits ou des argumentaires, répondre à des appels d’offres, gérer un show-room.
Assister aux réunions internes, participer à des événements professionnels.
Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations), le budget, la trésorerie.
Variabilité des activités
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La taille de l’entreprise, ses activités, son organisation sont déterminantes dans le périmètre des activités, le niveau d’autonomie et de responsabilité, le rattachement hiérarchique, les compétences demandées : la variabilité des missions est très élevée. Elle peut porter aussi sur la gestion d’un portefeuille de clients, d’un segment d’activité ou d’un territoire.
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Dans une TPE/PME : son rôle est primordial et sa polyvalence forte, incluant une veille juridique et réglementaire (responsabilité sociale des entreprises RSE, normes européennes et internationales pour l’activité export).
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Dans une entreprise de taille plus importante : il peut travailler sans relation directe avec les clients, en support administratif aux fournisseurs et partenaires.
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Dans l’économie digitale : le support commercial couvre souvent la gestion du site web de l’entreprise, l’animation des réseaux sociaux, l’exploitation des plateformes dématérialisées, spécialisées dans la facturation électronique des TPE/PME, ou dans les échanges acheteurs-fournisseurs... Ses activités peuvent s’étendre au marketing et à la prospection commerciale.
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Dans un secteur technique (industrie, bâtiment, médical...) : il gère des dossiers relevant de sa spécialité et possède une formation d’assistant technique d’ingénieur.
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Dans la grande distribution, il assure l’interface entre les services achats-approvisionnements, marketing et commercial et participe au suivi hebdomadaire des indicateurs de vente.
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À l’export : outre les langues et les usages étrangers, il doit avoir des connaissances en commerce international (incoterms, contrats, crédits documentaires, formalités douanières, logistique).
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L’attribution du statut de cadre n’est pas systématique.
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